Starostwo Powiatowe w Lęborku będzie otwarte dłużej, a załatwianie spraw stanie się prostsze. To efekty projektu, na który Powiat Lęborski zdobył niemal milion złotych dofinansowania z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Pieniądze w całości pokryją koszty wdrożenia działań, które mają usprawnić pracę urzędu z korzyścią dla mieszkańców.
Główne zmiany, jakie odczują mieszkańcy, to wydłużenie czasu pracy urzędu o 4 godziny tygodniowo dzięki wprowadzeniu systemu dwuzmianowego. Ponadto, system elektronicznego umawiania wizyt zostanie rozszerzony na kolejne wydziały: Geodezji oraz Budownictwa.
– Chcemy wdrażać rozwiązania cyfrowe, co skróci czas załatwiania spraw przez mieszkańców. Jednocześnie zmotywowany pracownik lepiej obsługuje interesantów i popełnia mniej błędów. Dlatego będziemy testować elastyczne formy organizacji pracy, kładąc nacisk nie na liczbę godzin, a na realizację konkretnych celów i zadań – mówi Tomasz Litwin – Starosta Lęborski.
Elementem projektu jest reorganizacja czasu pracy, która ma na celu zwiększenie wydajności pracowników i umożliwi wydłużenie godzin obsługi mieszkańców. Lepsze skupienie na zadaniach ma przełożyć się na tempo i jakość obsługi mieszkańców. Zależnie od stanowiska, projekt zakłada skrócenie tygodnia pracy lub zmniejszenie liczby godzin. W innych przypadkach wprowadza dodatkowe dni wolne.
W celu wsparcia nowej organizacji, wdrożona zostanie między innymi elektroniczna ewidencja czasu pracy, narzędzia do monitoringu wydajności oraz system do automatycznego tworzenia harmonogramów. Komunikację i obieg informacji usprawnią wirtualna tablica ogłoszeń oraz wewnętrzny helpdesk. Dodatkowo, pracę urzędników będzie wspomagał wirtualny asystent oparty na sztucznej inteligencji, oprogramowanie do automatycznej transkrypcji mowy na tekst oraz system do obsługi zgłoszeń od sygnalistów.
Jak podkreślają urzędnicy, celem projektu nie jest samo skrócenie czasu pracy, ale jego reorganizacja. Dzięki wprowadzeniu pracy dwuzmianowej urząd będzie dla mieszkańców dostępny dłużej. Jednocześnie, testowane modele pracy i nowe technologie mają sprawić, że zadania będą realizowane sprawniej, a czas urzędników w pełni poświęcony na efektywną pracę, co przyniesie korzyść mieszkańcom.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało, że do udziału w pilotażu zgłosiło się blisko 2000 przedsiębiorstw i instytucji, tylko 90 z nich weźmie udział w programie. Wśród samorządów, oprócz Powiatu Lęborskiego, udział w przedsięwzięciu wezmą m.in. Urząd Miasta Ustka, Gmina Miastko, Powiat Oleski, Powiat Tarnobrzeski, Miasto Leszno czy Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego. Całkowity koszt projektu Powiatu Lęborskiego to 999 402,66 zł i zostanie w całości pokryty przez dofinansowanie.
